Toutes mes astuces pour gagner en productivité

Productivité et efficacité au travail

Toutes mes astuces pour gagner en productivité

Ranger son espace de travail

Pour être productif, l’espace de travail doit être rangé. Premièrement, c’est une question d’efficacité : impossible d’avancer si vous perdez de précieuses minutes à chercher tel dossier ou telle couleur de stylo. Deuxièmement, un espace de travail clair et dégagé vous apportera la sérénité nécessaire pour venir à bout de votre programme chargé.

Si vous avez beaucoup de fournitures, faites le tri. Puis n’hésitez pas à les compartimenter par fonction (les post-it et bloc-notes ensemble, les stabilo à part…).

Comme à la maison, il faut faire l’effort à chaque fin de journée de ranger un peu, remettre les choses utilisées à leur place.

Et ajoutez une petite plante résistante de type succulente, c’est la petite touche nature et déco qui donne le sourire 🙂

Faire une to-do list réalisable

Lorsque j’ai une journée chargée, la première chose que je fais, c’est ma to-do list ou liste de choses à faire pour la journée.

Cette liste doit bien sûr être réaliste et réalisable en une journée. Pour la construire, raisonnez en termes d’échéances et de priorités. Vous pouvez alterner entre tâches de fond qui vous prendront plusieurs heures et des micro-tâches qui en soi ne prennent pas beaucoup de temps, mais doivent tout de même être planifiées (par exemple, réserver une salle de réunion).

Quelle satisfaction de rayer en rouge les tâches une fois accomplies!

Se déconnecter de son smartphone

Difficile de résister à l’attraction de ce petit écran noir (ou plutôt bleu?). Les notifications en provenance des applis et réseaux sociaux s’enchaînent tout au long de la journée, de façon irrésistible. C’est normal, c’est fait exprès!

Vous connaissez la musique : on clique sur une notification, puis on scrolle, puis on clique sur un lien, puis on fait défiler les commentaires… et sans s’en rendre compte, cela fait plus de 20 minutes qu’on n’a pas décroché de son téléphone!

Pourquoi pas lorsqu’on n’a rien à faire de spécial, mais pas au bureau quand on est déjà sous l’eau. La solution est simple : déconnecter ! Que vous soyez en 4G ou en wifi, coupez votre connexion le temps nécessaire pour accomplir vos tâches. Moins radical que le mode avion, car les appels continueront de vous parvenir.

Faire des pauses

Cela paraît logique et pourtant, quand le travail s’accumule, on a tendance à vouloir foncer, parfois au point de sauter sa pause déj. Or, une journée de travail n’est pas un sprint, c’est plutôt un marathon.

Il est important de se lever toutes les heures, pour se dégourdir les jambes, voire même s’étirer. Si vous n’avez pas envie de faire étalage de votre souplesse devant vos collègues, allez aux toilettes et étirez-vous tranquillement 🙂

Forcez-vous à prendre l’air, surtout si votre lieu de travail est climatisé, histoire de recharger les batteries.

Évidemment, le smartphone connecté est autorisé en pause 🙂

Efficacité au travail faire des pauses

Faire une chose à la fois

Nous vivons à l’heure du multi-tâches, avec une multitude de fenêtres et logiciels ouverts en permanence sur nos écrans.

L’intérêt d’avoir défini une to-do list, c’est de visualiser votre progression à chaque fois qu’une tâche est terminée. Si vous vous éparpillez, à la fin de la journée vous aurez un peu avancé sur tout mais rien terminé. D’où l’intérêt de se concentrer sur une tâche à la fois.

Alors, one step at a time!

Ne pas être trop perfectionniste

A moins de restaurer des œuvres d’art ou d’être une des petites mains de Chanel, sachez que l’on ne peut pas raisonner dans l’absolu. Il faut tenir compte des contraintes.

Alors oui, avec un peu plus de temps, vous auriez pu rédiger un texte parfait ou améliorer la présentation de vos graphiques. Mais là tout de suite, il faut faire avec les ressources et le temps à votre disposition.

Attention, je ne vous conseille pas de bâcler! Gardez votre objectif de faire du bon travail, mais sans chercher à atteindre un idéal.

 

Lire aussi : Prendre la parole en public

Ne pas repousser

Vous avez peut-être aussi cette habitude que j’ai adoptée au début de ma vie professionnelle : lorsque dans un fichier quelque chose n’est pas terminé, je le surligne en jaune.

Car il y a toujours quelque chose en suspens : une traduction à vérifier, un chiffre à se faire confirmer… La tentation est grande de se dire : « bon je laisse en jaune, je vérifierai tout à la fin ».

Mon conseil est simple : n’attendez pas. N’ayez surtout pas peur de déranger et allez voir votre collègue bilingue, ou décrochez votre téléphone pour obtenir l’information dont vous avez besoin.

Et ensuite, rayez de votre to-do list!

Productivité et efficacité au travail

Savoir dire non

Cela veut dire ne pas se laisser perturber par votre environnement direct. Les sources de distraction sont multiples : une collègue qui raconte son week-end, une autre qui vous propose une pause café alors que vous venez justement de finir votre thé…
Sans renoncer à toute vie sociale, il est important à certains moments-clé de savoir rester concentré.

Mais à plus long terme et c’est encore plus difficile, il faut aussi apprendre à savoir dire non. Lorsque les dossiers s’enchaînent au point de vous mettre sous l’eau, c’est peut-être que vous n’auriez pas dû accepter de prendre en charge autant de choses. Les raisons sont multiples : envie d’aider, peur de décevoir, de passer à côté d’une promotion, et parfois aussi, de l’orgueil. Car il n’est pas toujours évident de dire « ça, je ne peux pas ».

Respirer

Parfois, lorsque tout s’enchaîne, on peut se sentir débordé, voire submergé.

Respirez! Je parle d’une inspiration profonde suivie d’une longue expiration. Souffler un peu, c’est indispensable pour calmer le cerveau et cela favorise la concentration.

Et puis comme le disait très bien mon coach de boxe : « tu sais que si tu ne respires pas, tu vas mourir? » 😀

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2 Replies to “Toutes mes astuces pour gagner en productivité”

  1. Super intéressant ton article sur la productivité! La productivité et l’efficacité sont vraiment deux sujets qui me passionnent (d’où l’idée du blog uniquement consacré à ces thématiques) et je suis toujours avide d’apprendre de nouvelles astuces! Personnellement, j’ajouterai aussi que la gestion de ses mails et de son agenda est primordial pour gagner en productivité 🙂

    Belle journée à toi!

    1. Merci Amélie! Justement, la gestion des mails est un de mes axes d’amélioration 😉 Quant à l’agenda j’envisage de m’y mettre (je n’en ai plus depuis l’université). Je passerai sur ton blog pour tenter de m’améliorer sur ces points.

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